知らないと損する！TrelloでGTDを行うタスク管理方法とは？
こんにちは、すっとんです。
さて、やる気だしていこう！シリーズ第三弾、
最終回は実際に筆者が行っているGTDについて、
使用しているツールを絡めて具体的に解説していきたいと思います。
シリーズはこちら
- 第一弾 やる気はあるのにやる気がでない！？摩訶不思議な脳の仕組み～その原因と対策とは
- 第二弾 驚く程やる気が出る方法～GTDとは
- 第三弾 知らないと損する！TrelloでGTDを行うタスク管理方法とは？（本記事）
前回同様ステップが多くて難しく感じるかもしれませんが、
実際にやってみるととても簡単ですよ！
１．Trelloとは
そもそもTrello（トレロ）とは、
「かんばん方式」と呼ばれるプロジェクト管理テクニックを行うために特化したWebブラウザのツールです。
最近になって日本語対応したこともあり、ライフハッカー界ではこれもまたメジャーなツールの１つとなっているのではないでしょうか。
「かんばん方式」は、もともとトヨタが生み出した生産システムを応用したものなんですよ！
「かんばん方式」も非常に優れたプロジェクト管理テクニックなので、いつかどこかでご紹介したいものです。
さてこのTrelloですが、GTDを行う上で最適なツールとなっています。
なにはともあれまずは実際の画面からご覧いただきましょう。
縦にタスクが並び、横にGTDで使うボックスが並んでいますね。
詳しく説明していきます。
２．Trelloの中身
Trelloの全体
Trelloは、「ボード」、「リスト」、「カード」の三段構成という作りからなります。
先ほどの図で説明するとこんな感じですね。
この「ボード」、「リスト」、「カード」はそれぞれいくらでも作ることが出来るので、使う人によって様々なバリエーションが出る部分です。
筆者の場合、
- 「ボード」・・・仕事用、プライベート用の２つを用意
- 「リスト」・・・GTDに合わせてアレンジしたものを用意（画像の通り）
- 「カード」・・・各タスクを随時作成、削除（画像の通り）
といったイメージで使用しています。
Trelloの機能
先述した通り、Trelloでは「ボード」、「リスト」、「カード」をいくらでも作ることができます。
特に「カード」は、TrelloでGTDを行うのであれば毎日作っては消し、作っては消しの繰り返しです。
実際にやっていただくと分かりますが、このカード、非常に作りやすいようにできていますので、思いついたままバンバン作成することができます。
がしかし、Trelloはただ作るだけに留まりません。
全てを紹介するのは難しいですが、ここでは筆者がよく利用している主だった機能について解説いたします。
Trelloの主な機能１ ラベリング
Trelloでは、各カードが視覚的に見やすくなるよう色分けする機能があります。
筆者の例では、「水色：朝やること」、「黄色：帰宅後にやること」の２つですね。
これ自体はラベリングせずともカードの内容を読めばわかることではありますが、色があるとないとでは視覚的に大違いです。
Trelloの主な機能２ カレンダー
Trelloでは、各タスクにそれぞれ「期限」を設けることができます。
GTDを行う上で「今日やること」ではないにしろ、それがいつかやらなければならないことであれば、ここに期限を記入しておくことで忘れ防止になりますね。
また、アドオンを追加すればTrelloにスケジュール機能を追加することができますので、視覚的にもタスクを管理しやすくなります。
Trelloの主な機能３ チェックリスト
このチェックリストという機能、Trelloの素晴らしい機能の１つです！
あるタスクを作ったはいいけど、実はそのタスク、もっと細かく細分化できてしまう。。。（GTDの細分化も同様）
そんなとき、タスクを開くとチェックリストを好きなだけ追加することができます。
終わった順にチェックしていけば、タスクの進捗状況も一目瞭然です！
Trelloの主な機能４ その他
とてもとても紹介しきれないので本記事では省略しますが、Trelloにはまだまだ機能がたくさんあります。
必要であれば画像も添付できますし、アドオンを追加すればやりたいことはほとんど実現できるはず！
実際にさわって試していきましょう！
３．TrelloでGTD！
さて、では実際にTrelloでGTDをやっていくわけですが、そもそもなぜTrelloでGTDを行うのでしょうか？
GTD０．TrelloでGTDを行うメリット
TrelloでGTDを行うメリット、それはずばり「付箋っぽい」からです。
前回の記事でもご紹介した通り、そもそもGTDが最も適切に運用できるのは実際に紙の付箋を使って書いては捨て、書いては捨て、を繰り返すことです。
ただ、正直言って日々のタスク消化でそんなふうに付箋を使っていたらゴミが溢れてしょうがない。
付箋っぽく気軽にゴリゴリ書けて、サクサク捨てたり移動したりができる、そんなソフトがGTDに最適！
ということで選ばれたのがTrelloなわけです。
では今後こそ、TrelloでGTDの説明に入ってまいりたいと思います！
GTD１．「やること」を全部出し切る
筆者の場合、「INBOX」というリストにやることカードをひたすら作っていきます。
GTD２．「やること」の中から、自分が「やるべき」ものかどうかを仕分ける
やらないことは、「保留（連絡待ち）」に放り込むか、アーカイブしちゃいましょう！
GTD３．「やるべきこと」から「今日やること」をピックアップする
もはや説明不要ですね！
「INBOX」から、「今日やること」をピックアップしてカードを移動させます。
GTD４．「今日やらないこと」は日付を付けるなどして追いやる
ここがTrelloの生きる場所！
各カードに日付やラベリングを施して、見やすくしましょう！
GTD５．「今日やること」を細かく分解する
チェックリストの作成です！
GTD６．「今日やること」を上から順番に片付けていく
後は、実際にGTDと同じ要領でタスクをこなしていくだけ！
終わったものはどんどんゴミ箱へGO～。
GTD７．仕分けしたリストの整理をする
時々、「いつかやる」に目を通してあげてください。
またごみ箱にカードが溜まってきたら、好きなタイミングで構いませんので一斉アーカイブしちゃいましょう！
気分も晴れやか！
これにてTrelloでGTDを行う全てのステップは完了です！
しつこいようですが、手順は多いもののやってみると意外と簡単ですよ！
４．Trelloの実際
Trelloの利用料は？
さて、ここまでTrelloをご紹介してきましたが、気になる利用料はおいくらでしょう・・・？
無料です！！
無料なんですよ！
正確に言うと、有料オプションもあります。
このTrelloを仕事上のプロジェクト管理ツールとして使用する場合、メンバー間で同時参照したりしないといけませんから。
また、アドオンを２つ以上追加したい場合にも有料になるようです。
けど、個人で使う範疇ではまったく関係なし！！
でも私、普段パソコンなんて使わないし・・・
ご安心を！！
アプリが公開されてます。
きちんとAndroid版、iPhone版両方ありますよ！
GTDを行う上でTrello以外にはないのか？
正直な話、上記でご説明したような機能を持つツールは他にもいくつかあります。
こればかりは個人差があるとしか言いようがないんですが、
カードの作り方やチェックリストの作り方など、思いついたものをバンバン直観的に作っていくという点においてTrelloの右に出るものはありませんでした。
なにより些細なことなんですが、細かい動きがしっくりくるんですよ。
これ、GTD、というよりもライフハック全般においてかなり重要ポイントです。
直観的に「自分に合っている」と感じるものでないと、日常生活に取り込むのは不可能ですよね。
Trellloは筆者にドンピシャでございました。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
やる気だしていこう！シリーズ第三弾、GTDを行う上で使用するTrelloのご紹介でした。
以前も言いましたが、筆者的にこれらライフハックの重要ポイントは
- 形式にこだわる必要はない（こだわってストレスを感じたらアウト）
- 直観的に合う！と思うものを探す
です。
まずは第一歩、気軽にやってみませんか？
では今日はこのへんで！
